(目的)

第1条　この訓令は、マイクロフィルム文書の取扱いに関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(マスターフィルム文書証明者)

第3条　市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(証明)

第4条　証明は、マスターフィルム文書を印画紙に転写(以下「複写」という。)した紙文書をもって行うものとする。

(不適格マイクロフィルム文書の取扱い)

第5条　総務課長は、前条第2項に規定する照合において内容の符合が不完全である等、証明を行うことが適格でないと判断したマイクロフィルム文書について、再撮影その他の措置を講じなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するマイクロフィルム文書については、廃棄することができる。

(活用フィルム文書台帳)

第6条　総務課長及び所管課の長(以下「所管課長」という。)は、活用フィルム文書について、活用フィルム文書台帳(様式第3号)とともに適切に保管し、管理しなければならない。

(保存期間)

第7条　マイクロフィルム文書の保存期間は、文書管理規程第46条の規定を準用する。

(マイクロフィルム文書の保存)

第8条　マスターフィルム文書は、文書管理規程第57条第1項に規定する総合文書庫に保存する。ただし、当分の間、総務課長の定める場所及び方法により保存することができるものとする。

(定期検査)

第9条　総務課長は、マスターフィルム文書の保存の状態について、毎年1回以上抽出により検査し、その結果をマスターフィルム文書台帳に記入しなければならない。

(再撮影の委託)

第10条　総務課長は、第5条及び前条第2項の規定による原文書の再撮影について、自ら撮影することが困難であると認める場合は、マイクロフィルムの作成を専門的に取り扱う者に委託することができる。

(閲覧及び複写)

第11条　マイクロフィルム文書の閲覧又は複写を依頼しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写)依頼簿(様式第4号)により総務課長の承認を受けなければならない。

(貸出)

第12条　総務課長が特に必要を認めた場合を除き、マスターフィルム文書の貸出しは行わないものとする。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第13条　マイクロフィルム文書の廃棄については、この訓令に定めるもののほか、文書管理規程の例による。

(補則)

第14条　この訓令に定めるもののほか、マイクロフィルム文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。