○飯塚市文書管理規程
平成24年3月27日
飯塚市訓令第4号
改正 H25―10、H26―4、H27―15、H28―1、R3―2、R3―11、R4―7
飯塚市文書管理規程(平成18年飯塚市訓令第5号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書記号及び文書整理番号(第11条―第15条)
第3章 到達文書の受領及び配布(第16条―第20条)
第4章 文書等の処理(第21条―第38条)
第5章 施行文書の発送又は掲示(第39条―第45条)
第6章 公文書の整理、保管及び保存(第46条―第65条)
第7章 補則(第66条―第68条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、本市における文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書管理に関する事務(以下「文書管理事務」という。)の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 部 飯塚市事務分掌条例(平成18年飯塚市条例第7号)第1条に規定する部をいう。
(2) 所管部長 前号に規定する部の長をいう。
(3) 課 飯塚市事務分掌規則(平成18年飯塚市規則第3号。以下「事務分掌規則」という。)第2条第1項及び第2項並びに第3条に規定する課(課に相当する組織であって、課以外の名称を用いているものを含む。以下同じ。)をいう。
(4) 出先機関 事務分掌規則第7条第2項に規定する環境センター及び市場管理事務所をいう。
(5) 所管課 前2号に規定する課及び出先機関をいう。
(6) 所管課長 前号に規定する所管課の長をいう。
(7) 文書主管課 総務部総務課をいう。
(8) 文書主管課長 総務部総務課長をいう。
(9) 文書管理システム 電子計算組織を利用して文書管理事務の処理を総合的に行うためのシステムをいう。
(10) 起案 市の意思を決定し、これを具体化するために当該事案の処理に関する原案を作成することをいい、収受文書に基づく場合を収受起案とし、市の機関又は職員の発意に基づく場合を発意起案とする。
(11) 電子決裁 文書管理システムの機能を利用して電子的方法により処理される電子文書の決裁をいう。
(12) 電子供覧 文書管理システムの機能を利用して電子的方法により処理される電子文書の供覧をいう。
(13) 出力(印刷) 電磁的記録を用紙に出力し、印刷することをいう。
(14) 印字 出力(印刷)した用紙に記録された文字、記号、図画、写真、罫線その他電磁的記録の謄写をいう。
(H25―10、R3―2一改)
(1) 文書等 文書、図画、写真、フィルム、テープその他の電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他直接人の知覚によっては、認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)及びその他一定の事項を記録しておくことのできるものをいう。
(2) 公文書 市の職員が職務上作成し、又は取得した文書等であって、市の職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。
(3) 収受文書 市に到達した文書等について、所管課において収受登録(文書管理システムに収受登録することをいう。以下同じ。)その他文書の収受に係る処理をしたものをいう。
(4) 施行文書 飯塚市事務決裁規程(平成18年飯塚市訓令第3号。以下「事務決裁規程」という。)第2条第1号に規定する決裁責任者(以下「決裁責任者」という。)の決裁を受けた事案について、飯塚市公告式条例(平成18年飯塚市条例第3号。以下「公告式条例」という。)別表に規定する掲示場に掲示する文書又は相手方に発送する文書をいう。
(5) 起案文書 前条第10号に規定する原案を記載した文書をいう。
(6) 決裁文書 決裁責任者の決裁を受けた文書をいう。
(7) 保存文書 文書主管課長が所管課長から引継ぎを受けて一定期間保存する公文書をいう。
(8) 保管文書 文書管理事務の処理が完結した公文書で、所管課長が一定期間保管する文書をいう。
(9) 紙文書 次号に規定する電子文書以外の公文書をいう。
(10) 電子文書 文書管理システムで作成し、又は収受し、若しくは添付される公文書のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて文書管理システムに記録されている電磁的記録をいう。
(11) 文書データ 文書等に係る電磁的記録及び文書管理事務の処理記録のうち、文書管理システムに記録されているものをいう。
(R3―2一改)
(公文書の区分)
第4条 公文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、市長がその権限に属する事務に関し制定するもの
(2) 令達文書
訓令 市長が、庁内一般又は特定の部課等若しくはこれらの職員に対し、職務運営の基本となる事務処理又は一定事項について命令するもので例規となるもの
(3) 公示文書
ア 告示 市長が、法令又はその権限に基づいて、処分その他一定の事項を公式に広く一般に知らせるもの
イ 公告 市長が、一定の事項を広く利害関係者又は一般に知らせるもの
(4) 一般文書
ア 庁内文書 前3号に掲げるもの以外の文書で、市長の機関内部において相互に発し、及び収受するもの並びに市長と市長以外の市の機関(以下「執行機関等」という。)との間において発し、及び収受するもの
(H25―10、R3―2一改)
(公文書に関する事務処理の原則)
第5条 文書管理事務の処理は、原則として、文書管理システムによって行うものとする。
2 文書管理事務の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。
(庁内文書に関する事務処理の原則)
第5条の2 庁内文書は、原則として電子文書で発し、及び収受するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、電子文書により難い場合その他所管課長が職務上必要と認める場合については、紙文書によることができる。
(R3―2追加)
(公文書持出しの禁止)
第6条 公文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。
(文書管理事務の総括等)
第7条 文書主管課長は、本市の文書管理事務を総括する。
2 文書主管課長は、この訓令に基づき、文書管理事務の処理が適正かつ効率的に行われるよう、その処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し、必要な措置を求めることができる。
(H25―10、R3―2一改)
(所管課長の職務)
第8条 所管課長は、この訓令に基づき、所管課に属する文書管理事務に関する包括的責任を負うものとし、所管課に属する文書の取扱いについては、確実かつ迅速に処理されるよう職員を指導しなければならない。
(文書取扱責任者及び文書取扱担当者)
第9条 所管課に文書取扱責任者及び文書取扱担当者を置く。
2 文書取扱責任者は、所管課の庶務事務を担当する係長をもって充て、これが不在のとき、又はこれに事故があるときは、所管課長があらかじめ指定する職員がその職務を代理する。
3 文書取扱担当者は、所管課長が指名する者をもって充て、これが不在のとき、又はこれに事故があるときは、所管課長があらかじめ指定する職員がその職務を代理する。
4 所管課長は、文書取扱責任者及び文書取扱担当者の職氏名を文書主管課長へ通知しなければならない。文書取扱責任者及び文書取扱担当者に変更が生じたときも、同様とする。
(文書取扱責任者及び文書取扱担当者の職務)
第10条 文書取扱責任者は、所管課における文書管理事務を統括するとともに、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書管理事務の指導及び改善に関すること。
(2) 文書管理システムの適正利用の促進に関すること。
(3) 文書等の収受及び配布に関すること。
(4) 文書等の発送に関すること。
(5) 文書分類及び保存期間の設定に係る指導及び審査に関すること。
(6) 文書整理等に関すること。
(7) 公文書の引継ぎ並びに保存及び保管に関すること。
(8) 保存文書及び保管文書の廃棄に関すること。
(9) 前各号に掲げるもののほか、文書管理事務の処理に関すること。
2 文書取扱担当者は、前項に掲げる事務の処理について、文書取扱責任者を補佐する。
第2章 文書記号及び文書整理番号
(1) 文書記号は、「飯」に続けて部(事務分掌規則第3条に定める支所の課にあっては、支所とする。以下同じ。)の頭文字及び所管課の頭文字を付記したものとし、部に属さない課にあっては、「飯」及び所管課の頭文字とする。ただし、これにより難い場合は、文書主管課長と協議の上、他の文書記号を付すことができる。
(2) 前号の規定により2以上の所管課が同じ文書記号となるときは、文書主管課長において、当該所管課を表示する適当な文字を当該所管課の頭文字に代え、又は当該所管課の頭文字に加えることができる。この場合にあって、文書主管課長は、当該関係所管課長と協議し、意見を求めなければならない。
3 文書記号には、その冒頭に当該公文書の日付の属する年度(収受文書に基づいて処理する文書にあっては、当該収受文書を収受登録した日の属する年度をいう。)を表示する数字を付記するものとする。
(H25―10一改)
(文書整理番号)
第12条 公文書には、前条に定める文書記号の次に文書管理システムによる収受文書の登録又は発意起案の登録に際して自動付番される文書整理番号を付けなければならない。ただし、文書整理番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書は、これを省略することができる。
(1) 文書整理番号は、所管課単位に会計年度ごとの一連番号とする。
(2) 前号の規定にかかわらず、所管課長が、文書の内容及び種類等に応じて同一文書整理番号を用いることが適当と認める公文書については、文書管理システムで自動付番された文書整理番号に枝番号を付すことができる。
(3) 同一事案に属する文書整理番号は、当該事案の処理が完結するまでは同一文書整理番号(前号の規定により枝番号を付した場合を含む。以下同じ。)とする。ただし、2年度以上にわたる事案について、所管課長が適当と認める場合は、引き続き同一文書整理番号とすることができる。
(4) 所管課長が、係単位その他の単位で文書整理番号を区分して管理する必要があると認める場合、又は事案の処理上一連番号により難いと認める場合は、任意の文書整理番号を付けることができる。
(5) 文書管理システムで自動付番される文書整理番号に欠番があるときは、これを文書整理番号として付番することはできない。ただし、所管課長が、事案の処理に必要欠くことのできない理由があると認める場合に限り、当該欠番を付番することができる。
(H25―10一改)
(附属機関に関する文書記号及び文書整理番号)
第13条 法第138条の4第3項の規定に基づく附属機関に関する文書は、所管課の事務に属するものである限りにおいて、当該所管課の文書記号及び文書整理番号を使用するものとする。この場合において、事務の便宜を図るため、施行文書において当該附属機関独自の文書記号及び文書整理番号を併記することができる。
(庁内文書に関する文書記号及び文書整理番号)
第14条 庁内文書については、発信課(当該文書を発する所管課をいう。以下この条において同じ。)及び受信課(当該文書を受ける所管課をいう。以下この条において同じ。)ともに文書記号及び文書整理番号を付けるものとする。ただし、紙文書により発信し、又は収受する場合における文書記号及び文書整理番号の取扱いは、次に定めるとおりとする。
(1) 依頼、照会、調査、通知、通達、報告、周知及びこれらに類する文書 発信課においては適宜、文書記号及び文書整理番号を付けるものとし、受信課においては収受登録を省略することができる。
(2) 規則、規程等に定められた手続、書式又は様式等に基づく文書 文書記号及び文書整理番号は付けないものとする。ただし、その記載が必要とされるものについては、文書記号及び文書整理番号を付けなければならない。
(H25―10、R3―2一改)
(条例等及び戸籍文書の記号及び番号)
第15条 条例、規則、訓令、告示及び公告(以下「条例等」という。)の記号及び番号は、文書管理システムによらず次に定めるところによる。
(1) 条例等の記号は、「飯塚市」に続けて当該条例等の種類を付記するものとする。
(2) 条例等の番号は、その種別ごとに暦年による一連番号とし、枝番号を付すことはできない。
2 戸籍文書の記号及び番号は、文書管理システムによらず戸籍事務取扱準則(平成16年福岡法務局訓令第12号)に定めるところによる。
(H27―15一改)
第3章 到達文書の受領及び配布
(到達文書の取扱い)
第16条 郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第3項に規定する信書便物(以下「郵便物等」という。)、ファクシミリ、電子メール(コンピュータのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。)その他の方法により到達した文書等(以下「到達文書」という。)は、所管課に直接到達した文書等を除き、この章に定めるところにより文書主管課において取り扱うものとする。
(到達文書の処理)
第17条 到達文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 到達文書は、速やかに所管課に配布すること。
(2) 到達文書が市長宛ての文書等及び配布先の不明確な文書等は、開封その他適宜の方法により配布すべき所管課を確認の上、配布すること。ただし、開封した到達文書に金券等が同封されたものについては、封皮にその額等を記入の上、再封しなければならない。
(4) 前号に規定する到達文書について、訴願、訴訟、審査請求その他の不服申立て、入札書及び当選承諾書等、到達の日時が行為の効力又は権利義務の得喪若しくは変更に関係する文書は、特殊文書収受票及び封皮又は余白に受領日時を記載すること。
(R3―11、R4―7一改)
(複数の課に関連する到達文書)
第18条 到達文書のうち2以上の課に関連するものは、当該到達文書について最も関係が深いと認められる所管課に配布するものとする。
2 前項の規定により難いときは、文書主管課長がその配布先を定めるものとする。
(料金不足等の郵便物等の受領)
第19条 料金の不足又は未払いの郵便物等が到達したときは、公務に属すると認められるものに限り、その料金を精算の上受領することができる。
(勤務時間外の文書等の受領)
第20条 職員の勤務時間外に到達した文書等(ファクシミリ又は電子メールにより到達した文書を除く。)は、宿日直員が受領の上保管し、翌朝(その日が休日(飯塚市の休日を定める条例(平成18年飯塚市条例第2号)第1条第1項に規定する休日をいう。以下この条において同じ。)に当たるときは、その日後において最初の休日でない日の朝)、文書主管課へ引き継ぐものとする。
第4章 文書等の処理
(配布文書等の処理)
第21条 所管課の文書取扱責任者又は文書取扱担当者は、文書主管課から配布を受け、又は直接到達した文書等があるときは、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 文書主管課から配布された文書及び直接到達した文書(以下「配布文書等」という。)を点検し、その内容が当該所管課の業務であることを確認するとともに、所管に属さないものがあるときは、付箋その他によりその旨を明らかにして、直ちに文書主管課に返付又は送付すること。
(2) 配布文書等が第17条第4号の規定に該当すると認められる場合は、封皮又は余白に受領日時を記載すること。
(3) 配布文書等は、速やかに当該文書等に関する事務担当者に配布すること。
2 文書取扱責任者又は文書取扱担当者から配布された当該文書等は、事務担当者において、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 配布文書等は、別に定めのある場合を除き、速やかに収受登録し、文書整理番号を付番すること。
ア 受付印 前号の規定により付番した文書整理番号
イ 供覧・決裁欄 所管課及び係の名称に関する事項、文書分類及び保存期間に関する事項、情報公開区分に関する事項、回覧の種別(供覧又は決裁の別)及び決裁欄の設定(合議欄を含む。)
(4) 前号の規定にかかわらず、当該文書に関する事案が次のいずれかに該当する場合は、「一応供覧」及び意見等を朱書きの上、速やかに決裁責任者に回覧し、指示を受けること。
ア 速やかに決裁責任者に回覧する必要があると認められる事案
イ 調査等のため、特に処理に日時を要すると認められる事案
ウ 決裁責任者の判断及び指示により処理する必要があると認められる特に重要又は異例な事案
3 決裁責任者は、前項第4号の事案について、自ら処理する場合を除き、当該事案を所掌する所管課長又は係長を経て事務担当者に指示し、遅滞なく処理させなければならない。
(1) 庁内文書(第14条の規定により収受登録の省略が可能とされたものに限る。)
(2) 新聞、雑誌その他これらに類する文書
(3) 各種の見積書、請求書及び領収書
(4) 図面及び物品の送り状
(5) 前各号に掲げるもののほか、収受登録の必要がないと認められる文書等
5 電磁的記録として収受登録した配布文書等については、原則として電子供覧又は電子決裁に付するものとする。
(H25―10、R3―2一改)
(窓口事務に係る文書の収受)
第22条 窓口において受理する各種の申請書、申告書、届出書等は、所管課長の指定する者が受理し、前条第2項に定めるところにより速やかに所管課長に供覧しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、大量若しくは定型又は反復処理の特性を有し、1件ごとの収受登録になじまないものについては、当該処理を代表する文書を収受登録し、及び文書整理番号を付番すること等により、その後の処理に係る該当文書について収受登録を省略することができる。ただし、所管課長への供覧を省略することはできないものとする。
(他課に関係のある文書等)
第23条 収受登録した配布文書等で他の課に関係のあるものは、写しの配布その他の方法により関係課に通知又は合議をしなければならない。
(1) 原則として、ひとつの事案につき1起案とすること。
(2) 簡明、平易な文章により正確に起案すること。
(3) 起案に際しては、通常起案(起案用紙及び継紙を出力(印刷)する文書管理システムによる起案処理をいう。)により起案登録すること。
(4) 公文書の区分は、第4条に定めるところによる。
(1) 軽易又は定例的な文書のうち、当該文書の原案による決裁が起案文書による決裁と同程度以上の効果があると認められるもの
(2) 予算及び決算等の財務関係書
(3) 収入支出等に関する経理伝票
(4) 請負契約等別に定めのあるもの
(5) 第21条第2項第3号(ただし書を除く。)及び第22条の規定により供覧し、又は決裁に付したもの
(6) その他起案用紙及び継紙によることが適当でないもの
(H25―10、R3―2一改)
(起案の要旨及び理由等)
第25条 起案文書には、軽易又は定例的な起案を除き、本文の前に起案の要旨及び理由を簡潔に記載し、末尾に関係法規その他参考となる事項を付記しなければならない。ただし、参考となる事項が多岐にわたる場合又は大量である場合等は、表題を付記し、関係書類の添付によることができる。
(1) 起案登録に必要な事項は、すべて起案用紙及び継紙に印字されていること。
(2) 起案用紙の欄外左上部に事務決裁規程第3条に定めるところにより、決裁区分を表示すること。
(3) 前号に規定する決裁区分に応じて、押印を必要としない欄は、一重横線で消すものとする。
(4) 第4条に規定する文書の区分及び定義に従って公文書の区分を明示すること。
(5) 緊急を要する事案又は重要な事案にあっては、起案用紙の欄外右上部に「至急」又は「重要」を朱書きにより表示すること。
(6) 機密に属する事案にあっては、封入の上、封皮に「秘」の表示をすること。
(決裁)
第27条 決裁を要する文書(起案文書並びに第21条第2項第3号及び第24条第2項の規定により決裁に付す文書をいう。以下同じ。)は、関係職員及び決裁責任者に回議するものとし、事務決裁規程に定めるところにより決裁を受けなければならない。
2 決裁区分は、事務決裁規程に定めるところにより起案登録しなければならない。
(R3―2一改)
(回議)
第28条 決裁を要する文書の回議を受けた関係職員及び課長並びに部長は、特別の事情のない限り、直ちに処理しなければならない。
2 前項の場合において、その起案内容を修正し、又は意見を付記したときは、当該回議文書にその旨を明らかにしておかなければならない。
3 決裁を要する文書のうち、重要又は異例のもの若しくは機密に属するものは、所管課長又は所管部長が自ら持参して回議の上、決裁を受けなければならない。
4 決裁を要する文書のうち、特に緊急を要するもの又は即決を要するものは、担当者が自ら持参して回議の上、決裁を受けなければならない。
5 決裁を要する文書のうち、同一事案として回議を重ねるものは、従前の回議文書を添えなければならない。
6 決裁を受けた回議文書に係る事案が廃案となり、又は重大な変更をした場合にあって、担当者は、文書管理システムの当該情報を削除し、又は修正しなければならない。
(合議文書)
第29条 決裁を要する文書について、他の部又は所管課に関係あると認められるもの(以下「合議文書」という。)は、起案登録における決裁区分により関係部長又は所管課長(以下「合議先」という。)を指定しなければならない。
2 合議文書は、所管課長に回議し、又は決裁を受けた後、担当者が自ら持参して回議しなければならない。
(合議文書の処理等)
第30条 部長以上の決裁に係る合議文書は、次の各号に定めるところにより回議するものとする。ただし、既に庁議及び部課長の連絡会議等において決定された事項は、関係部課長の合議を省略することができる。
(1) 合議先が部内の所管課(他の機関を含む。以下この条において同じ。)に限るもの 所管課長への回議を経て、当該関係所管課長に回議する。
(2) 合議先が他の部の所管課に限るもの 所管部長に回議し、又は決裁を受けた後、当該関係課長及び関係部長に回議する。
(3) 合議先が部内の各課及び他の部の所管課のもの 部内の当該関係課長及び所管部長に回議し、又は決裁を受けた後、他の部の当該関係課長及び関係部長に回議する。
2 課長決裁に係る合議文書は、所管課長の決裁を受けた後、当該関係課長に回議するものとする。
3 前2項の規定による合議を要する事項のうち起案書による合議だけでは当該関係部課長との協議又は調整が十分に行われ難いと認められるものについては、起案前において、会議、口頭又は文書により当該関係部課長との協議又は調整を行わなければならない。
4 所管課長は、第1項ただし書の規定により合議を省略した事項を処理したときは、その結果を当該関係課長及び関係部長に通知しなければならない。
5 合議文書で緊急に処理することを要し、回議のいとまがない場合にあって、所管課長は、電話又は口頭をもって合議先の関係課長及び関係部長に連絡し、施行後に速やかに回議しなければならない。
6 決裁を受けた合議文書に係る事案が廃案となり、又は重大な変更をした場合にあって、所管課長は、文書管理システムの当該情報を削除し、又は修正の上、その旨を合議先の関係課長及び関係部長に通知しなければならない。
(H28―1一改)
(合議を受けた場合の処理)
第31条 前2条の規定により、合議を受けた当該関係課長及び関係部長は、特別の事情のない限り、直ちに処理しなければならない。
2 前項の場合において、その起案内容に意見があるときは、面談協議し、上司の指示を受けて処理しなければならない。ただし、協議により調整できない場合において修正又は反対意見があるときは、合議文書に記載し、又は添付して回付しなければならない。
(H25―10一改)
(決裁文書の取扱い)
第33条 決裁文書は、起案者において速やかに決裁年月日を記入するとともに、文書管理システムに決裁済の登録(以下「決裁登録」という。)をしなければならない。
(決裁文書の施行)
第34条 決裁文書は、特に指示のあるものを除き、直ちに施行しなければならない。この場合にあって、起案者において速やかに施行年月日を記入するとともに、文書管理システムに施行の登録(以下「施行登録」という。)をしなければならない。
(条例等に係る起案の取扱い)
第35条 条例等(公示文書にあっては、告示が必要な要綱等に限る。以下この項において同じ。)に係る起案の取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 総務部総務課長の審査を経て総務部長に合議し、市長の決裁を受けること。
(2) 所管課長は、当該起案に係る決裁文書について、写しを作成の上、速やかに総務部総務課長に送付するものとし、総務部総務課長は、当該決裁文書を自らの所属に変更の上で保存し、所管課長は、その写しを保存すること。
(3) 総務部総務課長は、第15条に定めるところにより当該条例等の記号及び番号を付し、公示の手続を行うこと。
(4) 所管課における当該起案に係る事務処理は、前号の手続完了をもって完結とする。この場合において、起案者は、決裁文書の写しに施行年月日及び完結年月日を記入し、施行登録の上、文書管理システムに完結の登録(以下「完結登録」という。)をするものとする。
2 公示文書(告示が必要な要綱等を除く。以下この項において同じ。)に係る起案の取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 当該起案文書は、決裁責任者の決裁を受けた後、公示文書の掲示に関し総務部総務課長の決裁を受けなければならない。
(2) 所管課長は、総務部総務課長が第15条に定めるところにより付与する記号及び番号をもって、公示の手続きを行うものとする。この場合にあって、所管課長は、当該起案に係る決裁文書の写しとともに、当該公示文書を総務部総務課長に送付しなければならない。ただし、公告式条例第2条第2項に規定する掲示場に自ら掲示する場合は、この限りでない。
3 条例等の制定又は改廃に伴い、規則又は訓令等の制定又は改廃を必要とするときは、原則として、当該条例等に係る起案とあわせて起案しなければならない。
(H25―10一改)
(議案等の取扱い)
第36条 市議会の議決、承認若しくは同意を要し、又はこれに報告する事案に係る起案の取扱いは、別に定めのある場合を除き、次に定めるところによる。
(1) 当該起案文書は、総務部総務課長の審査を経て総務部長に合議し、市長の決裁を受けなければならない。
(2) 所管課長は、当該起案に係る決裁文書について、写しを作成の上、速やかに総務部総務課長に送付するものとし、総務部総務課長は、当該決裁文書を自らの所属に変更の上で保存し、所管課長は、その写しを保存するものとする。
(3) 所管課における当該起案に係る事務処理は、前号に規定する決裁文書の総務部総務課長への送付をもって完結したものとみなす。この場合において、起案者は、決裁文書の写しに施行年月日及び完結年月日を記入し、施行登録及び完結登録しなければならない。
(H25―10一改)
(電子起案及び電子決裁の回議処理等)
第37条 起案文書に添付する文書(以下「添付文書」という。)を電子文書として文書管理システムで添付することができる場合及び添付文書を必要としない場合は、文書管理システムによる電子起案及び電子決裁をするものとする。ただし、電子文書により難い場合その他所管課長が必要と認める場合については、この限りでない。
2 電子決裁により合議を受けた所管課は、第31条第2項に規定する起案内容に関する修正又は反対意見があるときは、文書管理システムによってこれを記載し、又は添付したことを明らかにして回付するものとする。
3 第33条の規定にかかわらず、電子決裁による決裁文書の決裁登録については、不要とする。
(R3―2一改)
(電話及び口頭による照会等の処理)
第38条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要な事項については、その要領を摘記し、この章の規定に準じて処理するものとする。
第5章 施行文書の発送又は掲示
(施行文書の発送又は掲示)
第39条 施行文書は、すべて決裁文書に基づかなければ、これを発送し、又は掲示することができない。
2 施行文書を発送し、又は掲示するときは、速やかに施行登録し、起案用紙にあっては施行年月日及び発送年月日を記入しなければならない。
3 施行文書の掲示は、公告式条例に定めるところによる。
(R3―2一改)
(施行文書の清書及び審査照合)
第40条 施行文書は、所管課において清書し、審査照合しなければならない。ただし、所管課で清書することが著しく困難であると認められるもの等については、外部発注その他の方法によることができる。
(施行文書の記名)
第41条 施行文書は、市長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。ただし、印影印刷による公印を使用する文書については、職名のみによることができる。
(公印及び契印)
第42条 施行文書には、飯塚市公印規則(平成18年飯塚市規則第12号)に定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、公印の押印を省略することができる。
(1) 事務報告、照会、回答その他法的効果に関係のないもの
(2) 軽易な事案に関するもの
(3) あいさつ文及び書簡文その他公印の押印になじまないもの
(4) 電子文書(電子公印を使用する場合を除く。)
(5) 国、県その他の公的団体に提出する施行文書であって、当該団体が公印の押印を要しないとしているもの
2 公印を押印する施行文書は、決裁文書に基づいて発せられたことを証するため、当該決裁文書と契印しなければならない。ただし、表彰文その他契印の押印になじまないものは、この限りでない。
(H25―10全改、R3―2一改)
(私印の禁止)
第42条の2 施行文書には、次条第2項に定める場合を除き、公印に代えて私印を使用することはできない。
(H25―10追加)
(庁内文書における公印及び契印)
第42条の3 庁内文書については、原則として公印及び契印を省略するものとする。ただし、執行機関等に発する許可、認可、承認その他行政処分及びこれらに類する文書(規則又は規程等に定められた手続、書式又は様式等に基づく文書を除く。)は、この限りでない。
2 公印及び契印を省略した庁内文書のうち、次に掲げるものに限り、発信者の私印を押印することができる。
(1) 規則又は規程等に定められた手続、書式又は様式等に基づく定例的又は定型的なもので押印が必要な文書
(2) 執行機関等に対して個別に発する文書
(3) その他私印の押印が慣例となっているもの
(H25―10追加、R3―2一改)
(H25―10追加、R3―2一改)
(発送文書の取扱い)
第43条 施行文書及びその他の文書で対外的に発するもの(以下「発送文書」という。)は、原則として郵送の方法により発送するものとし、その取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 所管課長は、発送文書を一括し、指定された時刻までに、後納郵便物発送依頼票を添えて文書主管課に提出すること。ただし、急を要するもの、又は大量に発送するもの等で、あらかじめ文書主管課長に協議したものについては、この限りでない。
(2) 前号の規定により提出された発送文書は、文書主管課において料金後納郵便物差出票により発送すること。ただし、これにより難い場合は、郵便切手を貼付して発送するものとする。
2 所管課長において前項に規定するもの以外の方法により発送することが適当と認めるものは、所管課において発送するものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、本庁及び支所相互並びに県庁(関係機関を含む。)に対する発送文書は、原則として使送により発送するものとする。ただし、秘密に属するもの又は急を要するもの等、これにより難いと認められるものについては、この限りでない。
4 ファクシミリ若しくは電子メールによる文書又は電報は、所管課において発送し、又は発信するものとする。
(R3―2一改)
(特殊な発送文書の取扱い)
第44条 発送文書で特殊な取扱いを要するものは、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 親展文書及び秘文書は、所管課において文書の欄外及び封筒に「親展」の表示をすること。
(2) 金券その他重要な文書及び物品は、前号の規定に準じて取り扱うものとし、書留郵便その他確実に送達される方法で相手に送付すること。
(完結登録)
第45条 前章及びこの章に規定する文書等に関する事務処理が完結した場合は、当該文書等の施行登録をした所管課又は文書主管課において、速やかに決裁文書に完結日を記入し、完結登録をしなければならない。
(H25―10一改)
第6章 公文書の整理、保管及び保存
(公文書の保存期間)
第46条 公文書の保存期間の種別は、30年、10年、5年、3年及び1年とする。
2 所管課長は、公文書の内容及び重要度に応じて、最も適切な保存期間を選択しなければならない。ただし、法令等に保存期間の定めがある文書等については、当該保存期間とする。
3 公文書の保存期間の選択基準その他必要な事項は、別に定める。
(文書分類表)
第47条 文書主管課長は、文書分類表を作成の上、文書管理システムに登録しなければならない。
2 文書分類表は、原則として、所管課の部、課及び係の名称並びに保存期間で構成する。
(文書分類及び保存期間の特例)
第48条 同一事案又は類似事案について、2以上の所管課又は事務担当者において文書分類及び保存期間の異なる文書を作成することとなった場合にあっては、保存期間が最も長い文書分類をもって当該文書を類別するものとする。
2 前項の場合にあって、文書の類別を変更することとなった所管課及び事務担当者は、速やかに管理ファイルの登録内容及び保存フォルダを変更しなければならない。
(保存期間の起算)
第49条 公文書の保存期間は、年度別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日の属する年度(以下「完結年度」という。)の翌年度の初日から、暦年別に保存するものにあっては当該公文書の完結年月日の属する年の翌年の初日から起算する。
(公文書の管理等)
第50条 公文書の整理、保管及び保存については、原則としてファイリング・システムによるものとする。ただし、電子文書及び文書データの整理及び保存は、文書管理システムによるものとする。
2 公文書は、丁寧に取り扱うとともに、常に整然と分類し、紛失、盗難等を防止しなければならない。
3 公文書を保管し、及び保存する場合には、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
4 重要な公文書は、非常災害時に際して支障なく持ち出せること等、あらかじめ必要な措置を講じておかなければならない。
(未処理文書の整理及び保管)
第51条 未処理文書(配布文書等及び起案文書で完結登録に至っていないものをいう。)は、担当者において整理の上、一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第52条 完結登録した公文書は、次に掲げる区分に応じ、当該各号の定めるところにより整理しなければならない。
(1) 紙文書 文書管理システムに設定するファイル(以下「管理ファイル」という。)ごとに文書保存フォルダ(以下「保存フォルダ」という。)を作成し、施行年月日順に収納の上、ファイリングキャビネット(これに類する什器を含む。)において整理する。ただし、保存フォルダにより難い場合は、簿冊その他適当な方法(以下「簿冊等」という。)で整理することができるものとする。
(2) 電子文書 管理ファイルにより文書管理システムにおいて整理する。
(公文書の保管及び引継ぎ)
第53条 公文書は、完結年度の翌年度まで所管課で保管するものとする。
2 所管課長は、保管期間が経過した公文書について、毎年7月末日までに文書主管課長に引き継がなければならない。この場合において、文書管理システムによる引継処理を行い、引継ぎに係る保存フォルダ及び簿冊等は、保存期間の種別ごとに文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納の上、文書管理システムから出力(印刷)した保存箱ラベル(シール)を貼付し、及び当該保存箱名称を適宜記入しておかなければならない。
3 文書主管課長は、前項の引継処理が終了した所管課の公文書について、文書管理システムで管理し、又は文書管理システムから出力(印刷)した引継対象ファイル一覧表及び引継保存箱一覧表を保存文書台帳として管理するものとする。
(常用文書の取扱い)
第56条 常時使用する公文書その他特別な事情があると認められる公文書(以下「常用文書」という。)の取扱いは、次に定めるとおりとする。
(2) 常用文書は、第53条第2項に規定する引継ぎまでの間に、常用文書に係る管理ファイル(以下「常用管理ファイル」という。)を作成の上、文書管理システムに登録しなければならないものとする。
(3) 常用文書は、文書管理システムにおける引継処理を省略することはできないものとし、第53条第3項の規定を適用する。
(4) 常用文書の引継ぎに係る書類は、常用文書一覧表及び常用管理ファイル一覧表とする。ただし、当分の間、常用管理ファイルである旨を付記した引継対象ファイル一覧表及び引継保存箱一覧表をもって、常用管理ファイル一覧表とみなす。
(文書庫等)
第57条 文書庫等の種別は、次に掲げるとおりとし、当該各号に定める公文書、常用文書及び電子文書のうち文書主管課長が所管課長から引継ぎを受けたものを収蔵し、及び保存するものとする。
(1) 総合文書庫 保存期間の種別が30年及び10年の公文書
(2) 補助文書庫 保存期間の種別が5年及び3年の公文書及び常用文書
(3) 執務室 常用文書
(4) 文書管理システム(サーバ内) 電子文書
2 文書庫等の管理責任者は、総合文書庫にあっては文書主管課長とし、補助文書庫及び執務室並びに文書管理システム(電子文書の保存に関する事項に限る。)にあっては当該補助文書庫及び執務室並びに文書管理システムを使用する所管課長とする。ただし、2以上の所管課が使用する補助文書庫にあっては、当該補助文書庫の使用課を代表する所管課長とする。
3 文書庫等の管理責任者は、文書庫等に収蔵し、及び保存する公文書の整理整頓に努めるものとし、総合文書庫及び補助文書庫を利用する者は、常に室内の清潔整頓を維持しなければならない。
4 総合文書庫及び補助文書庫においては、一切、火気を使用してはならない。
(文書データの管理者)
第58条 前条第1項に規定する文書に係る文書データの管理者は、総合文書庫にあっては文書主管課長とし、その他の文書庫等にあっては、当該文書庫等を使用する所管課長とする。
(公文書の閲覧等)
第59条 市職員は、職務上必要があるとき、文書庫等に収蔵し、及び保存する公文書を閲覧し、又は借覧することができる。
2 公文書は、当該公文書が帰属する所管課長が許可した場合を除き、市職員以外の者にこれを閲覧若しくは複写させ、又はこれを複写若しくは謄写したもの(電磁的記録を用紙に出力(印刷)したものを含む。)を交付してはならない。
3 総合文書庫に収蔵する保存文書の閲覧及び借覧は、次の各号に定めるとおりとする。
(1) 保存文書を閲覧又は借覧しようとするときは、文書主管課長の許可を得なければならない。
(2) 前号の規定により他の課に属する保存文書を閲覧又は借覧しようとするときは、併せて、当該保存文書が帰属する所管課長の許可を得なければならないものとする。
(3) 前2号の規定により借覧許可を得た保存文書の貸出しは、業務に必要な最小限の期間に限るものとし、14日を超えることはできない。
(5) 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、増綴し、又は訂正してはならない。
(6) 借覧した保存文書は、これを他の所管課の職員に閲覧させ、及び貸し出してはならない。
(7) 借覧した保存文書を紛失し、又は汚損したときは、当該保存文書が帰属する所管課長の意見書を添えた始末書を文書主管課長に提出しなければならない。この場合にあって、文書主管課長は市長の決裁を受け、適切な処理をするものとする。
4 補助文書庫に収蔵する保存文書又は所管課が管理する常用文書の閲覧及び借覧は、次の各号に定めるとおりとする。
(1) 前項の規定は、補助文書庫に収蔵する保存文書又は所管課が管理する常用文書の閲覧及び借覧について準用する。この場合にあって、「総合文書庫」とあるのは「補助文書庫及び所管課の執務室」と、「文書主管課長」とあるのは「補助文書庫を管理する所管課長(常用文書にあっては、当該常用文書を管理する所管課長とする。)」と、それぞれ読み替えるものとする。
(2) 補助文書庫を管理する所管課長は、前号に規定する閲覧又は借覧について文書主管課長に協議し、又は意見を求めることができる。この場合にあって、文書主管課長は、当該閲覧又は借覧が適切に処理できるよう努めなければならないものとする。
5 他の課に属する電子文書の閲覧は、次の各号に定めるとおりとする。
(1) 電子文書の閲覧等は、当該電子文書を保存する所管課長の指示に従わなければならない。
(2) 電子文書を保存する所管課長は、前号に規定する閲覧等について文書主管課長に協議し、又は意見を求めることができる。この場合にあって、文書主管課長は、当該閲覧等が適切に処理できるよう努めなければならないものとする。
(H25―10一改)
(保存文書の廃棄及び収蔵)
第60条 保存期間が満了した保存文書は、速やかに廃棄しなければならない。
2 文書主管課長は、保管文書の引継ぎ及び保存等、保存文書の廃棄及び次条に規定する歴史的文書の選別その他について、あらかじめ整理作業の手順及び日程等を調整の上、文書整理計画として所管課長に提示しなければならない。
(1) 保存文書の廃棄は、新たに収蔵する保存文書の整理と同時並行して行うこと。
(2) 総合文書庫に収蔵する保存文書の廃棄は、文書主管課長が関係所管課長に通知の上、文書主管課及び関係所管課が協同して行うこと。
(3) 補助文書庫に収蔵する保存文書の廃棄は、当該補助文書庫の管理責任者が文書主管課長に報告の上、関係所管課が協同して行うこと。この場合にあって、文書主管課長は、当該廃棄が円滑に行えるよう努めなければならない。
(歴史的文書の取扱い)
第61条 前条の規定にかかわらず、文書主管課長は、あらかじめ関係所管課長と協議の上、保存期間が満了した保存文書のうち、歴史的、文化的又は学術的価値を有すると認められる文書等(以下「歴史的文書」という。)を選別し、別に保管しておかなければならない。
2 所管課長は、前項の規定により選別した歴史的文書について、「ファイル公文書館移管」処理を文書管理システムに登録をしなければならない。
3 歴史的文書の評価・選別基準、福岡県自治振興組合への移管並びに市町村公文書館における保存及び利用の確保その他必要な事項は、別に定める。
(保存期間の延長等)
第62条 前2条の規定にかかわらず、総合文書庫に収蔵する保存文書で保存期間が満了したもののうち、当該所管課長において引き続き保存の必要があると認めるものについて、文書主管課長は、当該所管課長と協議の上、当該文書の保存期間を10年を限度に延長することができる。当該延長期間の満了後、引き続き保存しようとする場合においても、同様とする。
2 前2条の規定にかかわらず、補助文書庫に収蔵する保存文書で保存期間が満了したもののうち、引き続き保存の必要があると認めるもの又は保存文書として総合文書庫に収蔵する必要があると認めるものについて、当該所管課長は、文書主管課長と協議の上、当該文書の保存期間を5年を限度に延長することができる。当該延長期間の満了後、引き続き保存しようとする場合においても、同様とする。
(1) 所管課長は、当該文書について、文書管理システムから出力(印刷)した保存満期変更ファイル一覧表1部を文書主管課長に提出すること。この場合において、前項の規定により総合文書庫に収蔵することとなる文書については、文書主管課長に引き渡さなければならない。
(2) 文書主管課長は、当該文書について、保存文書台帳で保存文書を管理している場合は、保存文書台帳に当該延長期間及びその理由を記載すること。
(公文書の廃棄処分)
第63条 第60条の規定により廃棄する保存文書は、原則として、焼却の方法により処分しなければならない。
2 他に悪用されるおそれがあると認められるもの、個人情報に関するもの及び機密に属するものについては、焼却のほか、裁断、溶解、消去等の方法により、適切かつ確実に処分しなければならない。
(移管事務文書の取扱い等)
第64条 課、出先機関等、係又は所管事務(以下「所管課等」という。)の改編(以下「組織改編」という。)に伴い、改編前の所管課等(以下「旧所管課等」という。)に所属する保存文書、保管文書及び常用文書のうち組織改編後の所管課等(以下「新所管課等」という。)に移管されることとなる文書(以下「移管事務文書」という。)は、新所管課等に所属するものとする。
2 文書データに登録された移管事務文書の所属は、新所管課等に変更(以下「所属変更」という。)の上、文書管理システムから出力(印刷)した管理ファイル一覧表(以下「管理ファイル一覧表」という。)及び常用文書一覧表を新所管課等に提出し、その旨を文書主管課長に通知しなければならない。ただし、作成所管課等は、なお、旧所管課等とし、これを変更することはできないものとする。
3 前項の規定により所属変更した移管事務文書は、速やかに新所管課等に引き渡さなければならない。ただし、総合文書庫又は補助文書庫に収蔵し、保存する文書については、この限りでない。この場合にあって、旧所管課等の長(旧所管課等が廃止された場合にあっては、所掌事務が移管された新所管課等の長とする。)は、個人情報の保護又は機密の保持等に重大な影響があると認めるときは、文書主管課長と協議の上、移管事務文書の保存場所を変更することができる。
(1) 保存文書のうち総合文書庫に収蔵するもの 文書主管課長の許可を得るものとする。
(2) 保存文書のうち補助文書庫に収蔵するもの 新所管課等が使用する補助文書庫に収蔵するものを除き、当該補助文書庫の管理責任者の許可を得るものとする。
(3) 保管文書及び常用文書等 新所管課等の長が管理するものを除き、旧所管課等(旧所管課等が廃止された場合にあっては、当該保管文書及び常用文書等を管理する新所管課等とする。)の長の許可を得るものとする。
(公文書の引継ぎ及び廃棄等の登録)
第65条 この章に規定する保存文書の引継ぎ、廃棄、保存期間の延長又は所管替えを行った文書主管課長又は所管課長若しくは新所管課の長は、その処理について文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。この場合において、所管課長又は新所管課の長は、所要の書類を文書主管課長に提出し、文書主管課長は、所要の手続きを行うものとする。
第7章 補則
(マイクロフィルム文書の取扱い)
第66条 マイクロフィルム文書の取扱いその他の事項は、飯塚市マイクロフィルム文書取扱規程(平成24年飯塚市訓令第5号)に定めるところによる。
(総合行政ネットワーク文書の取扱い)
第67条 総合行政ネットワーク文書の取扱いその他の事項は、飯塚市総合行政ネットワーク文書取扱規程(平成18年飯塚市訓令第7号)に定めるところによる。
(委任)
第68条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日等)
第1条 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
2 飯塚市文書管理規程(平成18年飯塚市訓令第5号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。
(経過措置)
第2条 この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)の前日までに、旧規程の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、なお従前の例による。ただし、次に掲げる事項については、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
(1) 文書データに関する事項
(2) 公文書の保存期間の種別に関する事項
(3) 文書庫等に関する事項
(文書記号に関する暫定特例)
第2条の2 次の各号に掲げる課における文書記号は、第11条第2項第1号の規定にかかわらず、当分の間、当該各号に定めるところによる。
(2) 削除
(H25―10追加、H26―4一改)
(文書整理番号に関する暫定特例)
第2条の3 次の各号に掲げる課における文書整理番号は、第12条第2項第1号の規定にかかわらず、当分の間、当該各号に定めるところによる。
(2) 削除
(H25―10追加、H26―4一改)
(旧規程に係る公文書の整理等)
第3条 文書主管課長及び所管課長は、速やかに、この訓令の定めるところに従って旧規程の適用に係る公文書(以下この条において「過去文書」という。)の整理、保存及び管理に関し必要な事項を文書管理システムに登録するものとする。
(1) 過去文書の廃棄及び歴史的文書の選別は、文書主管課が策定する文書整理計画に従い、施行日から平成27年7月末日までの間に処理すること。
(2) 過去文書の保存期間は、すべて平成27年3月31日まで延長するものとし、第62条に定める保存期間の延長に係る手続きは、施行日の前日までに文書主管課において処理すること。
(電子起案及び電子決裁に関する暫定措置)
第4条 当分の間、この訓令の規定にかかわらず、電子起案及び電子決裁(供覧を含む。)とすることができる場合は、次の各号のいずれにも該当する起案とする。ただし、電子起案又は電子決裁により難い場合その他所管課長が必要と認める場合については、この限りでない。
(1) 決裁責任者が部長(相当職を含む。)までの決裁区分であること。
(2) 添付文書については、次のいずれかであること。
ア 添付文書を必要としないものであること。
イ 添付文書が電子文書として添付できるものであること。
(3) 公印の押印を省略することができるものであること。
(H25―10、R3―2一改)
附則(平成25年4月1日 訓令第10号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、改正前の飯塚市文書管理規程の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、なお従前の例による。
附則(平成26年3月26日 訓令第4号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年11月10日 訓令第15号)
この訓令は、平成27年11月10日から施行する。
附則(平成28年2月1日 訓令第1号)
この訓令は、平成28年2月1日から施行する。
附則(令和3年3月25日 訓令第2号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年7月1日 訓令第11号)
この訓令は、令和3年7月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日 訓令第7号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(H25―10一改)
(R4―7一改)
