○飯塚市住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱規程

平成18年3月26日

飯塚市訓令第23号

改正 H18―37、H19―20、H21―4

(趣旨)

第1条 この訓令は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号。以下「令」という。)、住民基本台帳の閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)及び住民基本台帳事務処理要領について(昭和44年自治振第150号通知)に定めるもののほか、住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱に関し必要な事項を定めるものとする。

(H18―37一改)

(閲覧請求に係る留意事項)

第2条 法第11条第1項及び法第11条の2第1項に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求(以下「閲覧請求」という。)については省令第1条に規定する公文書のほか、住民基本台帳の一部の写しの閲覧申請書兼誓約書(様式第1号の1様式第1号の2又は様式第1号の3。以下「申請書兼誓約書」という。)を提出させるものとする。ただし、申請書兼誓約書の様式によらない閲覧請求であっても、次に掲げる事項の記載があったときは、申請書兼誓約書によって閲覧請求がなされたものとみなす。

(1) 申請人の氏名(国又は地方公共団体にあっては、国又は地方公共団体の機関の名称。法人等にあっては、法人名及び代表者の職及び氏名。以下同じ。)、住所、電話番号押印、事務責任者の職名及び氏名

(2) 閲覧の目的(利用目的を具体的に記載することを要する。)

(3) 閲覧の範囲及び件数(地区町名、抽出方法及び転記数を具体的に記載することを要する。)

(4) 閲覧事項

(5) 閲覧希望日時

(6) 閲覧者の住所及び氏名(国又は地方公共団体の職員による閲覧の場合は、閲覧者の職名。申請人との委託契約に基づく受託人による閲覧(以下「受託人閲覧」という。))の場合は、受託人の氏名、住所及び電話番号もあわせて記載することを要す。)

(7) 誓約事項

 法の遵守に関すること。

 転記個人情報の保管、利用期間及び廃棄に関すること。

 申請人の責任に関すること。

 その他市長が必要と認める事項

(H18―37一改)

(申請人等の資格等の確認)

第3条 閲覧請求の相当な理由を確認するため、市長は申請人及び閲覧者(以下、「申請人等」という。)の資格等の確認を行う。

2 申請人等の資格等の確認は、申請の都度、次の方法により行う。ただし、同一年度に同一人から申請があった場合の2回目以降の申請について、市長が特に認めた場合に限り、その一部を省略することができる。

(1) 法人にあっては、登記簿謄本の写し又は登記事項証明書(閉鎖されていない事項の全部の記載のあるもの)の写しの提出

(2) 受託人閲覧の場合は、前項の確認に併せ当該委託契約書の写しの提出

(3) 閲覧者の資格等の確認については、官公庁発行の身分証明書等による確認

(4) 前号の場合において、閲覧者の資格等を確認できないときは、照会書(様式第2号)の送付及び持参による確認

(H18―37一改)

(個人及び法人の申出による閲覧目的の確認)

第4条 不当な目的に使用されるおそれがないこと、又は営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認として市長が定めるものに該当するかを確認するため、申請書兼誓約書の閲覧目的に記載された内容が明確でない場合又は疑わしい等特段の疑義を生じる場合には、市長は口頭による質問、契約書その他当該閲覧目的を明らかにする資料の提示又は写しの提出により、閲覧目的の内容を確認するものとする。

(H18―37一改)

(確認内容の補記等)

第5条 前2条の規定による確認をしたときは、その確認内容等を申請書兼誓約書に補記するものとする。

(請求の拒否)

第6条 市長は、閲覧請求が次の各号のいずれかに該当するときは、その請求には応じない。

(1) 具体的な閲覧目的からは閲覧を必要とする理由が認められないとき。

(2) 申請人又は閲覧者が第3条又は第4条に規定する質問に回答せず、又は資料の提示の求め、若しくは写しの提出に応じないとき。

(3) 代理人又は使者と偽り、又は偽名を用いて請求しているおそれがないと認められないとき。

(4) 複数の閲覧希望者が競合したとき。

(5) 執務に支障があると認められるとき。

(6) 天災等により住民基本台帳を亡失し、又はき損したとき。

(7) 申請人等が手数料を納付しないとき。

(8) 前各号に掲げる場合のほか、市長が法の趣旨に反すると認めるとき。

(H18―37一改)

(閲覧請求の許可及び却下及び不受理)

第7条 市長は、閲覧請求を許可したときは、申請人、受託人又は閲覧者に対し、電話又は口頭で通知する。

2 市長は、閲覧請求を却下したときは、申請人、受託人又は閲覧者に対し、速やかに電話又は口頭で通知する。

3 市長は、閲覧請求に不備があるときは、当該請求を受理しない。

(閲覧台帳)

第8条 閲覧請求に対しては、法第11条第1項に規定する住民基本台帳の一部の写し(以下「住民基本台帳(閲覧用)」という。)を閲覧させるものとする。

2 住民基本台帳(閲覧用)には、次の事項を記載する。

(1) 住所

(2) 氏名

(3) 性別

(4) 生年月日

3 令第14条に規定する改製は、毎年5月末、9月末及び1月末の住民基本台帳の磁気データを元に各月翌月末までに行うものとし、閲覧請求人その他からの改製又は補正の要求には応じない。ただし、当該磁気データの利用に支障が生じた場合等特段の事情があるときは、改製時期を変更することができる。

(閲覧の方法)

第9条 閲覧の方法は、住民基本台帳(閲覧用)から閲覧請求した事項を閲覧記録用紙(様式第3号)に転記する方法に限るものとする。ただし、市長が不当な目的に使用されるおそれがないと判断したときは、閲覧記録用紙以外の用紙に転記することができる。

2 市長は、閲覧した事項を転記した用紙の写しを閲覧の記録として当該閲覧に係る申請書兼誓約書とともに保存する。

3 閲覧することのできる人数は、1人に限るものとする。ただし、官公署職員による閲覧の場合又は統計法(平成19年法律第53号)に規定する基幹統計若しくは官公署が実施する世論調査等の対象者を抽出する場合など公共性が高いと市長が認める目的の場合(以下「公共目的の場合」という。)であって、執務に支障がないと市長が特に認めるときは、この限りでない。

4 閲覧を行うことのできる期間は、月末日、月初日、祝日の前後日、年末年始及び執務に支障がある日を除く火曜日、水曜日及び木曜日の午後2時30分から午後4時までの間で、事前に申請人、受託人又は閲覧者が届け出た期間内に限る。ただし、公共目的の場合であって、執務に支障がないと市長が特に認めるときは、この限りでない。

5 閲覧場所は、執務への支障を考慮して市長が指定する。

6 既に消除された住民票については、閲覧の請求に応じない。

(H18―37、H21―4一改)

(情報公開制度における申請人及び受託人の情報の取扱い)

第10条 閲覧申請に際して提出された申請人及び受託人に関する情報は、飯塚市情報公開条例(平成18年飯塚市条例第10号)に基づく公開請求に際しては、公開するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、申請書兼誓約書に記載された申請人における閲覧した個人情報の保管場所等の情報で、公開することにより当該個人情報漏洩の危険性が高まるおそれのあるものについては、公開しない。

(閲覧状況の公表)

第11条 市長は毎年1回、法第11条第1項及び法第11条の2第1項の申出に係る住民基本台帳の一部の写しの閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)の状況について、法第11条第3項、法第11条の2第12項及び省令で定める事項について、公表するものとする。

2 前項に規定する公表は、年度当初に前年度分の閲覧状況を公告により行うものとする。

(H18―37追加)

(補則)

第12条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。

(H18―37繰下)

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年3月26日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の前日までに、合併前の飯塚市住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱要領(平成16年)、穂波町住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱規程(昭和57年穂波町訓令第2号)、筑穂町住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱規程(昭和57年)又は庄内町住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱規程(昭和59年庄内町規程第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

(平成18年11月10日 訓令第37号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成18年11月1日から適用する。

(平成19年9月28日 訓令第20号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(平成21年4月13日 訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の飯塚市住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱規程の規定は、平成21年4月1日から適用する。

(H18―37追加)

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(H18―37追加)

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(H18―37追加)

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(H18―37追加、H19―20一改)

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(H18―37繰下)

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飯塚市住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱規程

平成18年3月26日 訓令第23号

(平成21年4月13日施行)