○飯塚市電子計算組織の管理運営に関する規則
平成18年3月26日
飯塚市規則第16号
改正 H29―9、H29―15、H30―29、R4―13、R5―7
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 電子計算組織の管理(第10条―第20条)
第3章 データ等の管理(第21条―第23条)
第4章 電算処理(第24条―第30条)
第5章 データの提供及び外部委託(第31条・第32条)
第6章 機械室及び端末機の管理(第33条―第40条)
第7章 雑則(第41条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、飯塚市電子計算組織の管理及び運営に関する基本的な事項を定め、電算処理の適正な運用とデータ管理の適正化を図り、市民の基本的人権の擁護と福祉の向上に寄与することを目的とする。
(1) 電子計算組織 与えられた処理手順に従い、一連の処理を行う電子的機器の組織をいう。
(2) 電算処理 電子計算組織による情報の入出力、記録、判断、演算等をいう。
(3) 個人データ 電子計算組織に記録されている市民に関する情報で個人又は法人を特定できるものをいう。
(4) データ 電算処理に係る入出力帳票、電子記録及びドキュメントをいう。
(5) 入出力帳票 電算処理に必要な帳票類をいう。
(6) 電子記録 磁気ディスク、磁気テープ又は光ディスクなどの電子記録媒体に記録された情報をいう。
(7) 電子記録媒体 電子的な方法で情報を記録し、また読み取ることのできる磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等をいう。
(8) ドキュメント システム設計書、操作手引書、プログラム仕様書等の電算処理に必要な書類をいう。
(9) 端末機 電子計算組織と回線により接続されたる電子計算組織の入出力装置(ディスプレイ、プリンター等の装置)をいう。
(処理事務の範囲)
第3条 総務部情報管理課(以下「情報管理課」という。)の電子計算組織により処理する事務は、次のとおりとする。
(1) 飯塚市事務分掌条例(平成18年飯塚市条例第7号)第1条に規定する部、飯塚市支所及び出張所設置条例(平成18年飯塚市条例第8号)に規定する総合支所、飯塚市事務分掌規則(平成18年飯塚市規則第3号)第2条第2項の会計課、同条第3項の出張所、飯塚市議会事務局、飯塚市選挙管理委員会事務局、飯塚市農業委員会事務局、飯塚市監査事務局、飯塚市教育委員会事務局及び飯塚市企業局のそれぞれに係る事務
(2) 前号に掲げるもののほか、市長が必要と認める事務
(H29―15、H30―29、R4―13一改)
(処理事務の制限)
第4条 電子計算組織により処理する事務は、行政上必要とするものに限定し、かつ、これにより得たデータは、行政の目的以外に利用してはならない。
(記録事項の制限)
第5条 個人データの記録事項は、本市の行政目的に照らし、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づいて記録しなければならない。
(R5―7一改)
(運営の基本)
第6条 電子計算組織の運営に当たっては、次に掲げることに努めなければならない。
(1) 電子計算組織で新規に業務を開発しようとするときは、その内容を十分に調査検討し、能率的かつ効率的事務の運営を図ること。
(2) 電子計算組織に記録されている個人データは、常に各種の台帳や帳票等と突き合わせ正確の維持を図ること。
(電子計算組織からの公開等の禁止)
第7条 電子計算組織に記録されたデータは、同組織を利用して外部に公開してはならない。ただし、市民等に対し公開を目的としたデータについては、この限りでない。
(個人データの訂正及び削除)
第8条 情報管理課の電子計算組織に記録されている個人データについて、本人から自己に関する記録の内容の訂正又は削除の申出があったときは、これを訂正することができる。
2 前項の規定による個人データの訂正及び削除の申出に関する事務は、当該データを所管する課において処理するものとし、個人データの訂正等を必要と認めたときは、総務部情報管理課長(以下「情報管理課長」という。)に通知するものとする。
3 前項の規定により個人データの訂正又は削除について所管課長から通知を受けたときは、その内容を調査し、記録の内容に誤りがあると認められるときは、これを速やかに修正しなければならない。
(H29―15、H30―29、R4―13一改)
(電子計算組織運営委員会の設置)
第9条 電子計算組織の適正かつ効率的な運営を図るため、飯塚市電子計算組織運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会は、市の職員をもって組織する。
3 この規則に定めるもののほか、委員会の組織及び運営に関し必要な事項は、別に定める。
第2章 電子計算組織の管理
(総括管理者)
第10条 電子計算組織の運営及びデータの管理に関する事項を総括するため、電子計算組織総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置き、総務部長をもって充てる。
2 総括管理者は、電子計算組織の管理に関する基本的かつ全体的な企画及び調整に関する事務を行う。
(H29―15一改)
(管理者)
第11条 電子計算組織の運営及びデータの管理に関する事項を処理するため、電子計算組織管理者(以下「管理者」という。)を置き、情報管理課長をもって充てる。
2 管理者は、電子計算組織による業務処理に係るシステム設計、プログラム設計、プログラム作成及び電子計算組織の管理運営に関する事務を行う。ただし、所管課に独自に導入されたパソコン、端末機等を利用して所管課で開発したシステム(以下「小型電子計算組織」という。)の運営及びデータの管理に関する事項の処理は、所管課長が行うものとし、小型電子計算組織管理者(以下「小型機管理者」という。)とする。
(H30―29、R4―13一改)
(端末機管理者)
第12条 端末機を適正に管理するため、端末機を設置する課に電子計算組織端末機管理者(以下「端末機管理者」という。)を置き、当該課長をもって充てる。
2 端末機管理者は、管理する端末機を共同で利用できるように適正な管理を行うとともに、端末機で処理されるデータの漏えいの防止等十分な措置を講じなければならない。
(電子計算担当者)
第13条 電子計算組織の効率的な運用と事務効率の向上を図るため、電子計算担当者(以下「電算担当者」という。)を置く。
2 電算担当者の名称及び担当業務は、次のとおりとする。
(1) 各部に推進研究員(以下「研究員」という。)、各課に推進指導員(以下「指導員」という。)及び各係に推進員を置く。
(2) 研究員は、部の情報化を推進する中心的役割を担い、部内の情報化の企画、指導、助言、他部との情報交換、連絡調整及び研究を行う。
(3) 指導員は、課の情報化の啓発、指導、調査、分析、立案及びOA機器の操作の指導並びに部内の他課との連絡調整を行う。
(4) 推進員は、係内職員を指導し、研究員及び指導員を補佐する。
3 研究員は、総括管理者が指名する。
4 指導員及び推進員は、当該課の職員のうちから課長が指名する。
(小型電子計算組織の運営)
第14条 小型機管理者は、小型電子計算組織の適正な管理及び効率的な運用を図るよう努めなければならない。
(小型電子計算組織の管理、操作等)
第15条 小型機管理者は、設置された機器及びその操作を適正に管理し、所属職員の操作能力の向上に努めなければならない。
2 小型電子計算組織は、小型機管理者が許可した者が操作することができる。
(小型電子計算組織及び端末機の操作内容)
第16条 小型電子計算組織及び端末機は、次に掲げる場合に操作するものとする。
(1) 市の業務を処理するとき。
(2) 小型電子計算組織及び端末機の操作の教育訓練を行うとき。
(3) プログラムの作成及び保守を行うとき。
(4) 小型電子計算組織及び端末機の調整又は整備を行うとき。
(5) 新たにシステムを開発するとき。
(6) 前各号に掲げる場合のほか、小型機管理者が必要と認めるとき。
(小型電子計算組織の運用状況報告)
第17条 小型機管理者は、毎年3月末までに小型電子計算組織に係る運営状況報告書を管理者に提出しなければならない。
(システムの開発等)
第18条 所管課長又は小型機管理者は、小型電子計算組織に係るシステムの開発、改造及び修正を行おうとするときは、委員会の審議を経て決定しなければならない。
(小型電子計算組織のデータ管理)
第19条 総括管理者は、データの適切な管理を図るため、小型機管理者に対しデータの管理状況について報告を求め、又は必要な措置を講ずるよう求めることができる。
(データの保護)
第20条 小型機管理者は、小型電子計算組織による事務の処理を行うときは、データの漏えい、改ざん、損傷その他事故の防止に努めなければならない。
第3章 データ等の管理
(データの管理)
第21条 管理者は、入出力帳票及び電子記録媒体をその重要度に応じ耐火保管金庫等に収納し、又は予備の記録媒体を作成して別個に保管する等、データの安全を確保するために必要な措置を講じるものとする。ただし、入出力帳票のうち電算処理のため管理者が受け入れ、保管するもの以外の入出力帳票の管理は、所管課長が行うものとする。
2 管理者及び小型機管理者は、電子記録媒体の適正な管理を行うため、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 電子記録媒体の受払い及び保管に関する記録
(2) 電子記録媒体の保管場所、保管設備等の指定
(3) 電子記録の廃止記録の作成
3 管理者及び所管課長は、不要となった入出力帳票及び電子記録媒体は、速やかに廃棄し、又は消去することとし、特に個人データ等秘密の保持を必要とするデータは、その内容が外部に漏れないように必要な措置を講じなければならない。
(データの使用)
第22条 所管課長は、所管する事務又は電算処理に電子計算組織に記録されたデータを使用しようとするときは、別に定める要綱により、あらかじめデータを所管する課長の承認を得た上で、管理者にデータの提供を求めなければならない。
(ドキュメントの管理)
第23条 管理者及び小型機管理者は、電子計算組織、端末機及び小型電子計算組織に係るドキュメントを整備し、管理し、又は保管する。
2 前項のドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、当該ドキュメントを管理し、若しくは保管する管理者又は小型機管理者の承認を得なければならない。
第4章 電算処理
(計画書の作成)
第24条 所管課長は、汎用機で処理する電算処理業務について年間計画書を前年度の2月15日までに情報管理課長に提出しなければならない。ただし、臨時的業務については、この限りでない。
(H30―29、R4―13一改)
第25条 管理者は、前条の年間計画書に基づき所管課長と協議の上年間実施計画書及び月間実施計画書を作成しなければならない。
(システムの開発及び変更)
第26条 所管課長は、汎用機で稼働するシステムの新規開発を行うときは、事前に管理者と打合せの上システム開発依頼書を管理者に提出しなければならない。
2 所管課長は、既存の汎用機で稼働するシステムの改造、修正又はプログラムの追加を行うときは、システム変更依頼書を提出しなければならない。
3 管理者は、所管課長と協議の上汎用機で稼働するシステムの開発又は変更については、委員会の審議を経て決定する。ただし、軽微なものについては、委員会の審議を省略することができる。
(処理区分)
第27条 業務の処理区分は、次に定めるところによる。
(1) 定期的処理 年間実施計画書に掲載されている定期的業務で、既存のシステム及びプログラムによる業務処理をいう。
(2) 臨時的処理 年間実施計画書に掲載されていない臨時的業務処理をいう。
(作業依頼書の提出)
第28条 業務の電算処理をしようとする所管課長は、次に定めるところにより作業依頼書を管理者に提出しなければならない。
(1) システム開発又は変更を要するもので、委員会の審議を要するものについては、システム開発又は変更後とする。
(2) 委員会の審議に係らないもので、システムの変更等を要するもの及び変更を伴わないものについては、次表に定める期限までとする。ただし、プログラムの修正等に相当の期間を要すると考えられるものについては、事前に管理者と協議により処理期間を設けた上で提出するものとする。
区分 | プログラム等の新規追加を要するもの | プログラム等の改造及び修正を要するもの | プログラム等の変更を伴わないもの |
定期処理 | 30日以前まで | 20日以前まで | 10日以前まで |
臨時処理 | 30日以前まで | 20日以前まで | 10日以前まで |
(処理事務の決定)
第29条 管理者は、提出された作業依頼書について、その必要性、年間実施計画書との関連、市民の基本的人権の保障等について所管課長と協議の上電算処理を決定する。
(原票等の送付)
第30条 前条の規定により電算処理の承認を受けた所管課長は、必要とする原票等を管理者が指定する期日までに送付しなければならない。
2 管理者は、電算処理が完了したときは、速やかに原票を所管課長に返還しなければならない。
第5章 データの提供及び外部委託
(データの提供)
第31条 管理者及び所管課長は、管理するデータを外部に提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 法令等に定めがあるとき。
(2) 第3条の事務処理において、市民の福祉増進その他公益のために必要があり、かつ、市民の個人的秘密を侵害するおそれがないと認められるとき。
2 前項の規定により外部にデータ等を提供するときは、データ等の保護に関する覚書を取り交わし、又は誓約書を提出させなければならない。ただし、公的機関への提供において特に問題がないと判断される場合は、これを省略させることができる。
3 前項の覚書又は誓約書には、次に掲げる事項を明記するものとする。
(1) データ等の内容、使用目的に関する事項
(2) 目的以外の使用及び第三者への提供禁止に関する事項
(3) データ等の秘密保持並びに複写及び複製の禁止に関する事項
(4) データ等の返還又は廃棄に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(業務委託に伴うデータの保護)
第32条 電子計算組織による電算処理を外部に委託するときは、委託業者の調査を行い、契約書に秘密の保持義務、立入検査その他記録の管理等必要な事項を明記し、個人データの秘密の保持に万全を期さなければならない。
2 前項の業務委託に当たっては、委託に関する契約書に次に掲げる事項を明記しなければならない。
(1) データ等の秘密保持及び複写、複製の禁止又は制限に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 目的以外の使用及び第三者への提供禁止又は制限に関する事項
(4) 事故発生時における報告の義務に関する事項
(5) 前各号に掲げる事項に違反した場合における契約の解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(6) 前各号に掲げるもののほか、データ等の保護に関し必要な事項
第6章 機械室及び端末機の管理
(機械室の立入りの制限)
第33条 情報管理課の電子計算組織(端末機を除く。)が設置されている場所(以下「機械室」という。)には、電算管理係職員以外の者は立ち入ってはならない。ただし、管理者の許可を得た場合は、この限りでない。
(H29―15、H30―29、R4―13一改)
(電子計算組織の操作)
第34条 情報管理課の電子計算組織の操作は、月間実施計画書に基づき、原則として電算管理係職員が行うものとする。ただし、電算管理係職員以外の職員が電子計算組織を操作するときは、管理者の許可を得なければならない。
(H29―15、H30―29、R4―13一改)
(端末機の設置及び操作)
第35条 管理者は、委員会の審議に基づき端末機を設置する。
2 端末機の操作は、所管課の課長が指名する職員が行う。
(パスワードの設定)
第36条 管理者は、所管課長の申請に基づき業務処理の範囲を定めたパスワードを汎用機・端末機取扱者ごとに設置し、汎用機・端末機の操作を行わせる。
(端末機の使用時間)
第37条 端末機の使用時間は、午前8時30分から午後5時15分までとする。
2 所管課長は、前項の規定にかかわらず、やむを得ず端末機を使用する場合は、使用予定日の1週間前までに使用申込書を管理者に提出し、承認を受け使用することができる。
3 前2項の規定にかかわらず、汎用機を利用して行う業務以外で、回線で接続されている電子計算組織を利用して行うプログラムを使用する業務については、調整又は整備などの理由により停止する場合を除き、端末機の使用時間は、制限しないものとする。
(H29―9一改)
(事故報告)
第38条 電算管理係職員は、情報管理課の電子計算組織に事故が発生したときは、速やかにその事故の状況を調査し、管理者に報告する。
2 管理者は、前項の事故が発生した報告を受けたときは、速やかにその復旧に必要な措置を講じるとともに、特に重要な事故については、総括管理者に報告しなければならない。
(H29―15、H30―29、R4―13一改)
(保安措置)
第39条 管理者及び所管課長は、電子計算組織について火災、盗難又は事故に備え、必要な保安措置を講じなければならない。
(外部電子計算組織の使用)
第40条 電子計算組織の事故等やむを得ない場合は、管理者は、総括管理者と協議して外部の電子計算組織を利用することができる。
第7章 雑則
(補則)
第41条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。
附則
この規則は、平成18年3月26日から施行する。
附則(平成29年3月15日 規則第9号)
この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日 規則第15号)
この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日 規則第29号)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日 規則第13号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月1日 規則第7号)抄
(施行期日)
1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。